چطور یک منشی تلفنی حرفه ای ( IVR ) طراحی کنیم ؟
هدف گذاری و نقشه راه IVR
قبل از اینکه حتی یک کلمه از منوی تلفنی خود را ضبط کنید، باید بدانید که این منشی گویا قرار است چه کاری برای شما انجام دهد. اگر بدون هدفگذاری شروع کنید، مشتریان دچار سردرگمی می شوند. اگر از همان ابتدا، مسیر برای کاربر مشخص باشد به راحتی و بدون اتلاف وقت کاربر به بخش مورد نیاز خودش وصل می شود.
نقشه راه IVR شما باید پاسخگوی دو نیاز اساسی باشد: اطلاعات بخش های مختلف برای فروش خدمات یا محصول شما، اطلاعات جه اتصال به بخش پشتیبانی یا پیگیری سفارشات. برای شروع، قلم و کاغذ بردارید و لیستی از سه تا چهار دلیل اصلی که مشتریان با شما تماس میگیرند تهیه کنید. آیا بیشتر برای پیگیری سفارشات زنگ میزنند؟ یا برای پرسیدن قیمت؟ نقشه شما باید این موارد را در اولویت قرار دهد.
به عنوان مثال، اگر یک فروشگاه آنلاین هستید، هدف اصلی شما احتمالاً فروش است. پس باید گزینه “تماس با واحد فروش” یا “پیگیری سفارش” در ابتدای منو قرار بگیرد. مهم است که منوی خود را تا حد ممکن کوتاه و منطقی نگه دارید. به یاد داشته باشید: هر چقدر نقشه راه شما سادهتر باشد، مشتری سریعتر به هدفش میرسد و شما هم یک قدم به موفقیت نزدیکتر میشوید.
اگر قبل از هر چیزی سرویس تلفن گویا ندارید، می توانید جهت خرید تلفن گویا با ما در تماس باشید.
اصول طراحی منوی تلفنی
منوی کوتاه و مفید
وقتی مشتری با شما تماس میگیرد معمولا علاقه دارد تا در کوتاه ترین زمان به بخش مود نیاز خودش وصل شود. شاید عجله ای بنداشته باشد ولی همینکه بداند راحت می تواند به اپراتور مدنظر وصل شود و پاسخ دریافت کند، در جلب رضایت آن بسیار موثر است.
یک منوی حرفه ای باید تماس گیرنده را در کوتاه ترین زمان به مقصد برساند.
لحن، وضوح و زبان ساده
این مورد با توجه به سلیقه شما می تواند متفاوت باشد. ولی به طور کلی هر چقدر صدای منوی تلفنی گرم و صمیمی باشد باعث القای حس خوب و رضایت برای مشتری می شود. در شرایط فعلی با پیشرفت هوش مصنوعی خیلی از کسب و کار ها از صدای هوش مصنوعی برای منشی تلفنی خودشان استفاده می کنند. این صدا ها چون اغلب حالت ماشینی دارند به کاربران حس خوب و رضایت القا نمی کنند.
نکات کلیدی در ضبط صدا و آپلود
- صدای گوینده حرفه ای انتخاب کنید:
بهترین گزینه این است که از صدای گوینده حرفه ای استفاده کنید. در این حالت نسبت به کیفیت صدا، بیان درست مطالب و واژگان و اصول گویندگی خیال شما راحت خواهد بود. - موسیقی پس زمینه :
با توجه به کسب و کارتان می توانید تصمیم بگیرید که موسیقی پس زمینه در چه سبک و حالتی روی صدای منشی تلفنی قرار بگیرد. اجباری در به کار بردن موزیک پس زمینه نیست ولی استفاده از آن معمولا پیشنهاد می شود. توجه کنید به هیچ عنوان صدای موزیک پس زمینه زیاد نباشد تا صدای منشی شنیده نشود. - برسی فرمت هنگام آپلود فایل صوتی :
در انتها مطمعن شوید که فرمت فایل صوتی شما با سرویس مرکز تلفن شما سازگار باشد. معمولا فرمت های mp3 و wav برای آپلود مناسب هستند.
راهاندازی منشی گویا روی سیستم تلفنی شما
نیوکال با ارائه خدمت راه اندازی منشی تلفن گویا به شما این امکان را می دهد تا در کوتاه ترین زمان اعتبار کسب کار خودتان را افزایش دهید.
جهت دریافت مشاوره رایگان با ما تماس بگیرید.
سوالات متداول شما
آیا ضبط صدای منشی گویا انجام می شود؟
جهت مشاهده نمونه صدا ها و سفارش ضبط صدای منشی گویا کلیک کنید.
آیا در کنار منشی گویا، امکانات دیگری هم ارائه می شود؟
بله. امکانات زیادی برای شما فعال می شود.
با چه نرم افزاری ضبط صدا انجام دهیم ؟
نرم افزار های زیادی هستند که ضبط با کیفیت انجام می دهند. به عنوان مثال نرم افزار های voice recorder و یا myrecorder .
فرم درخواست دمو و تست
جهت دریافت تست و مشاوره رایگان، فرم رو به رو را تکمیل کنید تا در کوتاه ترین زمان با شما ارتباط بگیریم.